Inventario de software: cómo saber qué paga tu empresa, quién lo usa y cuánto cuesta al mes

Por qué nadie tiene la lista de suscripciones de la empresa

Si le preguntas al director financiero cuánto gasta la empresa en software al mes, va a mirar la tarjeta. Si le preguntas al responsable de sistemas, va a mirar la consola de Google. Si le preguntas a marketing, va a nombrar Canva y dos herramientas que el resto no conoce. Ninguno tiene la lista completa, y no es por descuido.

El software se compra poco a poco. Alguien empieza una prueba gratis con su tarjeta y la empresa se la reembolsa. Un responsable de área contrata Zoom para su equipo con la tarjeta de su departamento. La persona que creó la cuenta de Notion se fue hace un año y el cargo sigue llegando a una tarjeta que nadie revisa fila por fila. Cada compra tuvo sentido en su momento; lo que nunca existió fue un lugar donde anotarlas todas.

El resultado es conocido: cuando llega la renovación anual de Google Workspace, nadie sabe cuántas licencias hacen falta de verdad. Y cuando alguien se va, nadie sabe en qué herramientas tenía un puesto de usuario pagado.

Los seis datos de cada fila del inventario de software

Un inventario de aplicaciones no necesita treinta columnas. Necesita seis, y que estén completas para cada herramienta:

• Nombre y plan: no “Google”, sino “Google Workspace Business Standard”. El plan cambia el precio y las reglas para bajar licencias.
• Precio y periodicidad: cuánto cuesta cada licencia y si se paga al mes o al año. Un cargo anual que llega en marzo se olvida en abril.
• Quién paga: la tarjeta de la empresa, la tarjeta de un departamento, una tarjeta personal que se reembolsa, o una transferencia contra factura.
• Responsable: la persona que decide si la herramienta sigue, cuántas licencias necesita y quién entra. Si no hay nombre, la herramienta no tiene dueño y nadie la va a cancelar.
• Licencias compradas y usadas: las que se pagan y las que tienen a alguien detrás que entra de verdad. La diferencia es dinero que se va todos los meses.
• Fecha de renovación: el día en que el proveedor vuelve a cobrar el año completo. Es la única fecha en que se puede bajar la cantidad en la mayoría de los planes anuales.

De dónde sacar los datos en una tarde

No hace falta entrevistar a toda la empresa. Tres fuentes cubren casi todo:

1. El extracto de la tarjeta. Pide los últimos 12 meses de la tarjeta de la empresa y filtra los cargos en dólares o con nombres de proveedores de software. Doce meses, porque los cargos anuales aparecen una sola vez. Repite con las tarjetas personales que se reembolsan: ahí viven las pruebas que nunca se cancelaron.
2. La consola de Google Workspace. En Facturación ves cada suscripción de Google, el plan, cuántas licencias compraste y cuántas asignaste. En la ficha de cada usuario, las aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta te muestran qué herramientas usa la gente con su correo de la empresa: Slack, Canva, Notion, Figma. No todas se pagan, pero todas son candidatas a aparecer en la lista.
3. Los correos de recibo. Busca “your receipt”, “tu recibo”, “invoice” y “factura” en los buzones de administración, finanzas y de cada responsable de área. Los proveedores envían un correo por cada cargo, y ese correo trae el plan, el importe y la fecha. Es la fuente más completa para las suscripciones que no pasan por la tarjeta de la empresa.

Con eso tienes nombre, precio, periodicidad y quién paga. Lo que falta, responsable y licencias usadas, se pregunta a cada responsable de área con una lista corta: “estas son las herramientas de tu equipo, ¿quién las usa?”.

La hoja de cálculo mínima: ejemplo de una empresa de 60 personas

Así se ve un inventario de software recién hecho, con precios de ejemplo redondeados. Las filas incompletas no son un error: son la lista de preguntas pendientes.

Esta empresa paga unos 1.300 dólares al mes en estas cinco herramientas. Con la tabla a la vista aparecen de inmediato tres cosas que nadie había visto: Zoom tiene 6 licencias sin usar que se renuevan en julio, Notion lo paga alguien que ya no está y Google tiene 3 licencias en cuentas suspendidas que se cobran igual que las activas.

Qué hacer con lo que aparece. Lo normal es encontrar tres tipos de hallazgos:

• Licencias en cuentas bloqueadas: personas que se fueron y conservan un puesto de usuario pagado. En Google, suspender no basta; hay que eliminar o archivar la cuenta. Cómo hacerlo en cada plataforma está en licencias sin usar.
• Duplicados: dos departamentos pagando Zoom por separado, o Canva y Figma para lo mismo. Se elige uno y se junta a la gente en un solo plan.
• Pruebas que nunca se cancelaron: cargos mensuales pequeños en tarjetas personales, con uno o dos usuarios. Se pregunta, y si nadie responde en una semana, se cancelan.

Control del gasto en software sin volver a la hoja de cálculo

La hoja de cálculo que has hecho hoy está desactualizada el mes que viene: entra una persona, se va otra, alguien contrata una herramienta nueva, Zoom se renueva. Nadie vuelve a abrirla porque mantenerla es un trabajo que no tiene dueño. Para que el inventario siga vivo, cada movimiento tiene que actualizarlo solo.

Mekovault empieza por ahí. La pantalla de Licencias lee Google Workspace y muestra, por plataforma, las licencias compradas, las usadas y las que están en cuentas bloqueadas, con lo que cuestan al mes y hasta qué fecha se pueden reducir. Las suscripciones que no tienen conector (Canva, Notion, Adobe y el resto) se registran en Compras de software con precio, fecha de renovación y responsable, y entran en el mismo control. Y para no empezar de cero, importas la hoja de cálculo que has hecho esta tarde: cada fila queda con dueño, vencimiento y aviso 30 días antes de la renovación.

Desde ahí, cuando alguien se va, su puesto de usuario en cada herramienta queda marcado para liberar. Cuando alguien pide algo nuevo, pasa por aprobación y queda en la lista desde el primer día. El inventario deja de ser una tarea y pasa a ser el registro de lo que ya ocurre. Si quieres ver cuánto pagas hoy por licencias que nadie usa, prueba la calculadora.