Para dar de baja a un trabajador en Google Workspace sin perder nada ni pagar de más hay que hacer cinco cosas en orden: bloquear la cuenta el último día, redirigir su correo, traspasar sus archivos de Drive a quien decida su responsable directo, liberar o reducir la licencia y eliminar la cuenta después del plazo de gracia. Suspender no basta: una cuenta suspendida se sigue cobrando.
Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 9 min de lectura · Mekovault
Cuando alguien se va, lo más común es que el administrador entre en la consola de Google al día siguiente y elimine al usuario. Eso resuelve el acceso, pero crea tres problemas: los archivos de Drive que no se traspasaron se pierden con la cuenta, el correo entrante rebota (y los clientes que escribían a esa persona se enteran de que ya no está antes que tú), y nadie ha revisado qué otras plataformas seguían cobrando: Slack, Zoom, Figma, Adobe, Canva o la suscripción que esa persona pagaba con la tarjeta de la empresa.
El otro extremo también es frecuente: suspender la cuenta “por si acaso” y no volver a mirarla. Una cuenta suspendida conserva su licencia, y Google cobra por licencia asignada. Esa cuenta se paga mes a mes hasta que alguien la cierra, de media unos seis meses según lo que vemos en empresas de 50 a 500 personas.
En la consola de administración: Usuarios, elegir a la persona, “Suspender usuario”. Esto cierra las sesiones abiertas, invalida la contraseña y deja el correo recibiendo mensajes sin que nadie los lea. La fecha importa: ni antes (la persona todavía trabaja) ni tres días después (la persona ya no trabaja y sigue entrando). Lo correcto es el último día, a la hora de salida, y que quede registrado quién lo pidió.
Activa una respuesta automática (“esta persona ya no trabaja en la empresa; escribe a…”) y un reenvío del correo entrante a quien se haga cargo de sus temas. Si el responsable directo necesita revisar conversaciones en curso, delega el buzón en vez de compartir la contraseña. Con esto los clientes y proveedores no se quedan sin respuesta.
Desde la consola puedes transferir la propiedad de todos los archivos de Drive a otra cuenta, y los eventos del calendario también. Hazlo con la cuenta suspendida, antes de eliminarla: una vez eliminada, lo que no se traspasó se pierde. ¿A quién? No lo decide IT: lo decide el responsable directo, que es el único que sabe qué proyectos quedaron abiertos.
Aquí está el dinero. Si tienes plan flexible (pagas mes a mes), al eliminar o archivar la cuenta dejas de pagar desde el siguiente ciclo. Si tienes plan anual, la licencia sigue contratada hasta la renovación aunque elimines la cuenta; lo que puedes hacer es reasignarla a la próxima incorporación y anotar la reducción para la fecha de renovación. La opción “usuario archivado” conserva los datos a un coste menor que una licencia completa.
Pasados 30 días (o el plazo que fije tu política), elimina la cuenta. Google permite restaurar un usuario eliminado durante 20 días; después, no. Con los archivos traspasados y el correo redirigido, eliminar ya no rompe nada.
En Mekovault la baja es una solicitud que pide RRHH (o que llega sola desde tu sistema de nómina: hoy Buk y Talana; Factorial y Sesame se van sumando). Se programa para el último día a la hora de salida y se ejecuta sola: bloqueo con cierre de sesiones, respuesta automática y redirección del correo, licencia marcada para liberar, y la eliminación programada a 30 días con la opción de deshacer. El responsable directo recibe un correo con las opciones para los archivos (traspasar a alguien, recuperar información por unos días, desactivar) y decide con un clic; si no responde, recibe dos recordatorios. Todo queda en la auditoría durante 365 días. Y si la persona vuelve o hubo un error, la cuenta se reactiva con sus grupos y su unidad, de forma temporal o definitiva.
Si tu empresa usa además Slack, Zoom o Figma, Mekovault te muestra qué puestos de usuario quedaron asignados a una cuenta bloqueada y qué tienes que cambiar en cada consola; las plataformas que permiten automatizarlo se van sumando una por una.
No. Google cobra las licencias asignadas, y una cuenta suspendida sigue teniendo su licencia asignada. Para dejar de pagar hay que eliminar la cuenta o pasarla a usuario archivado (más barato), y en plan anual la reducción solo se aplica en la renovación.
Google permite restaurar un usuario eliminado durante 20 días. Por eso conviene suspender primero y eliminar después de un plazo de gracia, con los archivos ya traspasados.
El responsable directo de la persona, no IT. Es quien sabe qué proyectos quedan abiertos. En Mekovault el responsable recibe un correo con las opciones (traspasar, recuperar información por unos días, desactivar) y decide con un clic.
Depende de la política que tengas firmada. En España aplican el RGPD y los criterios de la AEPD: el trabajador debe haber sido informado antes de que el correo corporativo es de la empresa y de qué pasa con él al terminar la relación laboral, y el acceso debe ser proporcional a esa finalidad. Lo seguro es redirigir y delegar, no leer en bloque.