Qué hacer con el correo de un trabajador que se va: RGPD, opciones y la política que recomendamos

Qué pregunta la gente (y qué responde la ley)

“¿Puede la empresa conservar y acceder a la cuenta de correo de un trabajador despedido?” es la pregunta más repetida en los foros legales en español, y la respuesta corta es: sí, con condiciones. La cuenta es un recurso de la empresa; lo que la ley protege es la expectativa de intimidad y el secreto de las comunicaciones de la persona. Esa expectativa se reduce cuando hay una política de uso conocida y firmada que dice que el correo corporativo es de la empresa, qué uso se admite y que puede ser gestionado al terminar la relación.

• RGPD y ley española de protección de datos. La empresa es responsable de los datos personales que quedan en el buzón y debe tratarlos con una finalidad concreta, de forma proporcional y guardando solo lo necesario. La ley española de protección de datos y garantía de los derechos digitales exige además que la empresa fije por escrito los criterios de uso de los dispositivos y del correo, y que los comunique a la plantilla; si hay representación de los trabajadores, participa en esa definición.
• AEPD. Sus guías sobre el control de los medios digitales en el trabajo van en la misma línea: información previa, finalidad legítima y revisión limitada a lo imprescindible. Redirigir el correo y activar una respuesta automática es lo aceptado; leer el buzón completo sin un motivo informado, no.
• Tribunales. El Tribunal Supremo, el Tribunal Constitucional y el Tribunal Europeo de Derechos Humanos han aceptado que la empresa acceda al correo corporativo cuando existía una política conocida que limitaba el uso personal, el acceso tenía una justificación y no había una alternativa menos invasiva. Cuando falta la política o el acceso es indiscriminado, lo han rechazado, y el despido basado en esa prueba se ha caído.

Esto no es asesoría legal: es el resumen de lo que publican las fuentes y de lo que vemos funcionar. Tu política la revisa tu abogado.

Las tres opciones técnicas en Google Workspace

1. Respuesta automática + redirección. La opción por defecto. Quien escriba recibe un aviso con el nuevo contacto y el mensaje llega a esa persona. Nadie entra en el buzón.
2. Delegación del buzón. La jefatura puede abrir el buzón desde su propia cuenta, sin contraseña, para cerrar conversaciones en curso. Queda registrado quién lo hizo. Es lo proporcional cuando hay clientes a medio atender.
3. Alias o cuenta genérica. Si la persona atendía una función (ventas, soporte), la dirección se convierte en alias de quien la sustituye, o en una cuenta genérica con responsable. Así el correo deja de ser de una persona.

La política que recomendamos (y que puedes copiar)

• El correo corporativo es de la empresa y se gestiona al terminar la relación laboral; se informa al firmar el contrato, junto con los criterios de uso de los medios digitales.
• El último día se bloquea la cuenta, se activa la respuesta automática y se redirige el correo a la persona que decida la jefatura.
• La jefatura puede delegarse el buzón durante 90 días para cerrar lo pendiente; no se comparte la contraseña.
• Pasados 90 días, la cuenta se elimina o se archiva si hay obligación de conservar; los archivos ya fueron traspasados.
• Todo queda registrado: quién pidió, quién aprobó, qué se hizo y cuándo.

Cómo lo hace Mekovault

Al programar una baja, Mekovault pregunta a la jefatura (no a IT) qué hacer con el correo y los archivos, con tres opciones en un correo: traspasar a alguien, recuperar información por unos días, o desactivar. Ejecuta la respuesta automática y la redirección a la hora de salida, programa la eliminación y guarda la evidencia 365 días. Si alguien pide una cuenta genérica para una función, esa cuenta nace con responsable y fecha de revisión. Más detalle en cómo dar de baja a un trabajador.