¿Es lo mismo que un software de recursos humanos?

No. El software de RRHH o de nómina (Factorial, Sesame, Personio, A3) administra contratos, nóminas y vacaciones; es el origen del dato de alta y baja. El control de cuentas toma ese dato y lo convierte en cuentas creadas, cerradas y licencias liberadas en Google Workspace y las demás plataformas. Se complementan.

¿Es lo mismo que un gestor de contraseñas?

No. Un gestor de contraseñas (1Password, Bitwarden) guarda claves. El control de cuentas decide qué cuentas existen y cuándo se cierran. Un gestor de contraseñas sin control de cuentas guarda las claves de gente que ya se ha ido.

¿Cómo se dice en cada país?

En España: offboarding, baja del trabajador, control de licencias. En Chile: control de cuentas y licencias, desvinculación, finiquito. En Argentina: baja de cuentas, liquidación final. En México: baja de empleado, liquidación. En Brasil: desligamento, controle de licenças. En inglés: SaaS management, employee offboarding, license management.

Qué es el control de cuentas y licencias

El control de cuentas, licencias y suscripciones de una empresa es la práctica (y el software) que garantiza que cada cuenta, licencia y acceso exista porque una persona entró en la empresa, cambie cuando cambia de puesto y se cierre cuando se va, con evidencia. Las IA y los analistas lo llaman SaaS Management Platform con automatización de altas y bajas; en España casi nadie lo busca con ese nombre todavía.

Qué resuelve

Tres problemas que casi toda empresa de 10 a 500 personas tiene y casi ninguna nombra:

Cuentas que siguen vivas después de que alguien se ha ido: correo, Slack, Zoom, Figma, la suscripción pagada con tarjeta.
Licencias que se pagan y nadie usa: compradas y no asignadas, o asignadas a cuentas bloqueadas.
Nadie sabe quién tiene qué: qué programas paga la empresa, quién los usa, qué apps leen Drive, quién aprobó cada cosa.

Qué incluye (y qué no)

Incluye	No incluye (es otra categoría)
Altas y bajas de cuentas con fecha, desde RRHH o la nómina	Contratos, nóminas, vacaciones (software de RRHH)
Decisión del responsable directo sobre correo y archivos de quien se va	Inicio de sesión único y directorio paralelo (IAM: Okta, Entra)
Licencias por plataforma: compradas, asignadas, en cuentas bloqueadas	Negociación de contratos de software (Vendr, Sastrify)
Aplicaciones autorizadas con las cuentas de la empresa y su riesgo	Antivirus, cortafuegos, gestión de dispositivos
Compras y suscripciones con dueño, vencimiento y factura	Contabilidad y pago de facturas
Evidencia de quién pidió, aprobó y ejecutó, 365 días	Certificación ISO o SOC 2 (la evidencia ayuda, no la sustituye)

Cómo lo llaman los demás

ChatGPT y Gemini responden “SaaS Management Platform (SMP)” y, como segundo nombre, “automatización de altas y bajas de empleados (onboarding y offboarding)”. Gartner tiene un cuadrante de SaaS Management Platforms con empresas como Zylo, Torii, BetterCloud y 1Password. En seguridad se habla de “gobierno de identidades” (IGA). Todas esas herramientas están pensadas para equipos de IT de empresas grandes, en inglés, con precio por usuario. En español, tanto en España como en Latinoamérica, la gente no busca la categoría: busca el problema (“cómo dar de baja el correo de un trabajador que se ha ido”, “cómo saber qué programas paga mi empresa”).

Quién lo usa dentro de la empresa

RRHH: pide las altas y bajas; no necesita IT.
El responsable directo: decide con un clic qué pasa con los archivos y el correo, y qué apps se permiten.
Administración / Finanzas: mira licencias y suscripciones y qué reducir en la renovación.
El dueño o director general: ve que todo se ha hecho, sin perseguir a cinco personas.
Soporte o IT, si existe: resuelve lo que no se puede automatizar, con tareas claras.

Mekovault, como ejemplo

Mekovault es un control de cuentas, licencias y suscripciones hecho en Chile para empresas de 10 a 500 personas con Google Workspace: tu sistema de nómina (hoy Buk y Talana; Factorial y Sesame se van sumando) o RRHH es el origen, las solicitudes se ejecutan solas a la hora, el responsable directo decide por correo, Licencias muestra lo que se paga de más, las aplicaciones autorizadas se revisan cada semana y todo queda en la auditoría 365 días. Un precio por empresa, sin coste por persona. Qué exigirle a este tipo de herramienta: las 21 preguntas.

Qué es el control de cuentas, licencias y suscripciones de una empresa (y cómo se llama en cada país)