Estas son las 21 preguntas que un asesor haría a cualquier proveedor de control de cuentas y licencias antes de contratar, agrupadas en cinco bloques: descubrir los programas, gestionar el offboarding, facilidad de uso, precio y seguridad. Al lado de cada una, lo que responde Mekovault, incluidas las respuestas que son 'todavía no'.

La lista viene de lo que responden los asesores y las IA cuando el dueño de una pyme pregunta qué exigir. La usamos contra nosotros mismos: donde la respuesta es “en parte”, lo decimos. Copia las preguntas y hazlas a cualquier proveedor, incluido Mekovault.

1. Descubrir todos los programas

Pregunta	Mekovault	Detalle
¿Detecta programas que pagamos aunque no estén en un inventario?	En parte	Sí para lo que entra con la cuenta de Google de la empresa: cada semana lista las aplicaciones autorizadas por cada persona. Lo que se paga con tarjeta y no toca Google se registra en Compras, con responsable y factura, pero no se descubre solo.
¿Identifica suscripciones pagadas con tarjetas de distintos departamentos?	En parte	Solo si se registran en Compras. No leemos los extractos de la tarjeta.
¿Muestra el coste mensual y anual de cada programa?	Sí	Sí, en Licencias para las plataformas conectadas y en Compras para las suscripciones registradas, con total por moneda.
¿Detecta cuentas sin uso y licencias que se pueden eliminar?	Sí	Sí: licencias compradas, asignadas y en cuentas bloqueadas, por plataforma, y qué cambiar en la renovación.

2. Gestionar el offboarding (la baja del trabajador)

Pregunta	Mekovault	Detalle
Si mañana despido a alguien, ¿una sola acción retira todos sus accesos?	Sí	Una solicitud de baja: bloqueo en Google a la hora de salida, correo redirigido, apps autorizadas revocadas, licencia marcada, eliminación programada. Las plataformas conectadas se cierran en el mismo paso; las guiadas quedan como tarea con responsable.
¿Suspende o elimina cuentas de Google Workspace, Slack, Zoom y Canva?	En parte	Google Workspace: sí, hoy. Slack, Zoom y Canva: se están sumando una por una; mientras tanto son tareas guiadas con evidencia.
¿Cancela la suscripción o solo desactiva al usuario?	En parte	Desactiva al usuario y libera el asiento. Ninguna plataforma deja que un tercero reduzca lo contratado: te decimos exactamente qué reducir y cuándo (en plan anual, en la renovación).
¿Reasigna licencias y conserva archivos y correos antes de cerrar?	Sí	Sí: la jefatura decide por correo a quién van los archivos y el correo; la licencia se libera o se reasigna a la siguiente incorporación.
¿Qué pasa con las aplicaciones que no se pueden desconectar automáticamente?	Sí	Quedan como tarea guiada con responsable, fecha y evidencia. No decimos que sí cuando es no.

3. Facilidad de uso

Pregunta	Mekovault	Detalle
¿Puedo usarlo sin conocimientos técnicos?	Sí	Sí. Lo conecta el gerente o alguien de administración siguiendo una guía, y desde ahí lo usa Personas. Si prefieres, lo conectamos por videollamada sin coste.
¿Recibo avisos antes de las renovaciones y cuando hay cuentas de extrabajadores?	Sí	Sí: aviso antes de la renovación con la cantidad a reducir, y aviso cuando una baja queda pendiente o requiere atención.
¿El panel y los informes están en español?	Sí	Sí: español, inglés y portugués.
¿Cuánto tarda en implantarse y quién lo configura?	Sí	Diez minutos para conectar Google Workspace; la primera solicitud el mismo día. No hay proyecto de implantación.

4. Precio y condiciones

Pregunta	Mekovault	Detalle
¿Se cobra por persona, por aplicación o por número de cuentas?	Sí	Por empresa. Un precio mensual por los módulos que uses, sin coste por persona.
¿Hay costes adicionales por implantación, conectores o soporte?	Sí	No.
¿Puedo contratar mes a mes o exige contrato anual?	Sí	Mes a mes. Gratis 90 días sin tarjeta; cancelas cuando quieras.
¿Pueden demostrar cuánto ahorro y cómo se calcula?	Sí	Licencias muestra lo que se paga en cuentas bloqueadas y sin asignar; la auditoría registra cada licencia liberada. La calculadora da una estimación antes de conectar.

5. Seguridad y responsabilidad

Pregunta	Mekovault	Detalle
¿Qué permisos necesita para acceder a mis aplicaciones?	Sí	Los de administrar usuarios, grupos, licencias y aplicaciones autorizadas en Google Workspace. No lee correos ni archivos y no pide permisos para hacerlo.
¿Quién puede autorizar una baja y cómo se registra cada acción?	Sí	Los roles que tú definas; cada solicitud dice qué roles pueden pedirla. Todo queda en una auditoría que no se puede borrar, 365 días, descargable.
¿Dónde se guarda la información y cómo se protege?	Sí	Datos separados por empresa, credenciales cifradas con auditoría de cada uso, sesiones con MFA. Detalle en Seguridad y arquitectura.
¿Qué pasa si la herramienta falla o no consigue cerrar una cuenta?	Sí	La solicitud queda en 'requiere atención' con el motivo y avisa; nada se da por hecho sin confirmación de la plataforma. Un bloqueo ejecutado se puede deshacer dentro de 60 minutos.

Las cinco pruebas que deberías exigir en una demo

Crear un trabajador de prueba y asignarle correo, grupos y licencia.
Simular su salida y comprobar qué accesos se retiran solos y a qué hora.
Comprobar que la licencia queda libre y qué dice la herramienta sobre la renovación.
Encontrar una aplicación autorizada con esa cuenta que no estaba en ningún inventario.
Mostrar la auditoría: quién pidió, quién aprobó, qué se hizo, cuándo.

Y la pregunta que lo resume todo: “si mañana se va una persona, ¿podéis demostrarme que se cerraron sus accesos, se recuperaron sus licencias y se canceló lo que ya no necesitamos, sin que yo tenga que perseguir a cinco personas?”. Lo que Mekovault hace solo, lo que queda guiado y lo que todavía no está, en Plataformas.

Las 21 preguntas que hay que hacer a cualquier proveedor antes de contratar, y qué responde Mekovault