Un sistema de compras de software no necesita un ERP: necesita que cada herramienta tenga a alguien que la pide, alguien que la aprueba, alguien que la paga y una fecha en la que se revisa. Con un catálogo de lo ya aprobado, una solicitud que diga para quién y por qué, un aprobador por área y la orden de compra ligada al pago y a la factura, una empresa de 20 a 500 personas ordena sus compras en una semana. Puedes empezar con una hoja de cálculo y un formulario; cuando las renovaciones se te pasan, hace falta algo más.
Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 8 min de lectura · Mekovault
Alguien de marketing necesita Canva. Le escribe por WhatsApp a su responsable, el responsable dice “vale”, y la persona paga con su tarjeta y pide que se lo reembolsen. Ventas contrató un CRM hace dos años con la tarjeta del director comercial; se cobra todos los meses y nadie recuerda cuántos usuarios tiene. Diseño paga Adobe con una tarjeta que caduca el mes que viene. Finanzas se entera de todo cuando llega el extracto de la tarjeta.
Esto no pasa por desorden: pasa porque nadie definió quién pide, quién aprueba, quién paga y quién revisa. En una empresa de 20 a 500 personas sin departamento de IT, el software se compra como se compra un café: cuando hace falta, con lo que hay a mano. El problema aparece después, cuando hay tres herramientas para lo mismo, una suscripción de alguien que ya no trabaja y una renovación anual que se ha cobrado sola.
Un ERP resuelve compras de suministros, almacén y contabilidad para empresas grandes. Para software, la gestión de compras necesita mucho menos. Estas son las piezas:
El flujo no cambia según el tamaño de la empresa; cambia quién ocupa cada rol. En una empresa de 30 personas, la misma persona puede comprar y pagar. En una de 300, son departamentos distintos.
| Paso | Quién | Qué queda registrado |
|---|---|---|
| 1. Pedir | La persona que necesita la herramienta | Para quién, para qué, cuánto cuesta, si está en catálogo o es nueva |
| 2. Aprobar | El responsable directo; si es nueva o supera el importe, también quien controla el presupuesto | Quién aprobó, cuándo, con qué presupuesto y centro de coste |
| 3. Comprar | Quien compra (Compras o administración) | Orden de compra, proveedor, plan contratado, credenciales guardadas |
| 4. Pagar | Tesorería o finanzas | Medio de pago, periodicidad, factura adjunta |
| 5. Renovar o dar de baja | Quien administra la herramienta, con el responsable del área | Fecha de renovación, decisión de seguir, bajar cantidad o cancelar; licencia liberada cuando alguien se va |
Lo importante del registro no es el formato: es que cada paso deje un dato que el siguiente paso usa. La orden de compra sale de la solicitud aprobada; la factura se liga a la orden; la renovación se revisa con la fecha que quedó en la orden.
Un sistema de compras falla por dos razones: es tan pesado que la gente se lo salta, o tan ligero que no sirve para nada. Estas reglas lo mantienen en el punto medio:
No necesitas un software de compras para empezar. Necesitas un formulario y una hoja de cálculo. El formulario recoge la solicitud: nombre, departamento, herramienta, para qué, coste, periodicidad. La hoja de cálculo tiene una fila por herramienta con estas columnas: herramienta, plan, precio, periodicidad, responsable, centro de coste, medio de pago, fecha de renovación, estado. Quien aprueba contesta el correo del formulario; quien compra añade la fila; quien paga anota la factura.
Esto basta hasta que pasa alguna de estas cosas: la hoja de cálculo tiene más de 30 filas y nadie la actualiza; se pasa una renovación anual porque la fecha estaba anotada pero nadie la miró; alguien se fue de la empresa y su licencia de Figma se siguió pagando seis meses; o el director pregunta “¿cuánto gastamos en software?” y la respuesta tarda una semana. En ese punto, el sistema de compras necesita avisar solo, no esperar a que alguien abra la hoja de cálculo.
Compras de software es el flujo de cinco pasos de esta guía, con seis roles: Solicitante, Jefatura (el responsable directo), Control, Compras, Tesorería y Administrador. Alguien pide una herramienta del catálogo o una nueva. El responsable aprueba con un clic si está en catálogo; si es nueva, pasa por Control con presupuesto y centro de coste, y luego por Compras. Compras emite la orden de compra en PDF, registra el proveedor y guarda las credenciales. Tesorería paga con tarjeta de empresa o transferencia, anota la periodicidad y recibe el aviso de factura. Si nadie responde en 48 horas, se avisa al siguiente.
Cada suscripción queda con fecha de renovación, y 30 días antes llega el aviso para decidir si sigue, baja cantidad o se cancela. Cuando una persona se va, la licencia que tenía se da de baja o se reasigna, en vez de seguir pagándose. Las herramientas sin conector (Canva, Notion, Adobe y el resto) se registran a mano con precio, fecha de renovación y responsable, y entran en el control de licencias junto con Google Workspace. Si ya tienes una hoja de cálculo, se importa completa de una vez. Antes de decidir, puedes estimar cuánto se te va en licencias con la calculadora.
No. Un ERP ordena compras de suministros, inventario y contabilidad de empresas grandes. Para software, lo que necesitas es un flujo con cuatro roles (quien pide, quien aprueba, quien compra, quien paga) y un registro donde cada herramienta tenga solicitud, orden de compra, factura y fecha de renovación. Eso cabe en una hoja de cálculo al principio y en un módulo como Compras de software de Mekovault después.
Es el documento donde la empresa dice qué compra, a quién, por cuánto y con qué periodicidad, antes de pagar. En muchas empresas se le llama pedido de compra. Para software sirve porque deja escrito el centro de coste, la fecha de renovación y quién autorizó. Cuando llega el cargo de la tarjeta, se sabe de dónde viene.
Con un plazo y un siguiente. La regla práctica es 48 horas: si el responsable no contesta, la solicitud pasa a la siguiente persona definida (por ejemplo, Control o el administrador del sistema). Sin esa regla, las solicitudes se quedan en el correo y la gente acaba pagando con su tarjeta.
Haz que ningún gasto exista sin solicitud. Si cada herramienta nace con una solicitud aprobada, una orden de compra y una factura ligada, el control de gastos es mirar esa lista, no reconstruir el extracto de la tarjeta. Los cargos que no tienen solicitud detrás son los que hay que perseguir.