Cómo se hace en la consola de Google o en cada plataforma, y cómo lo resuelve Mekovault con una solicitud. Si tu pregunta no está, escríbenos a cloud@mekovault.com.
En la consola de administración, abre el usuario, 'Información del usuario', 'Correos electrónicos alternativos' y agrega la dirección. El alias recibe correo en el mismo buzón; no es una cuenta nueva ni paga licencia.
Con Mekovault: En Mekovault se pide con la solicitud 'Alias': quién lo necesita, qué dirección y hasta cuándo. Se crea solo y queda registrado.
Crea la cuenta como genérica con un responsable, y en vez de compartir la contraseña, delega el buzón a las personas que lo atienden o usa un grupo de Google como bandeja colaborativa. Cuando el responsable se va, se cambia el responsable, no la contraseña a medio equipo.
Con Mekovault: Las cuentas genéricas en Mekovault nacen con dueño, autorización de la jefatura por correo y fecha de revisión. Al dar de baja al dueño, la solicitud pide un nuevo responsable.
Consola, Usuarios, filtra por suspendidos, abre la cuenta y 'Reactivar'. La cuenta vuelve con su correo, archivos y grupos. Si fue eliminada, solo se puede restaurar dentro de 20 días.
Con Mekovault: En Mekovault, 'Reactivar cuenta' puede ser definitiva o temporal por los días que elijas, con aprobación de la jefatura; al vencer se bloquea sola, con aviso 5 días antes.
Si la empresa tiene más de un dominio en Google Workspace, se cambia la dirección principal del usuario y la anterior queda como alias para no perder correo. Conviene hacerlo fuera del horario de trabajo.
Con Mekovault: La solicitud 'Cambio de dominio' se ejecuta después de las 22:00, deja el dominio antiguo como alias y avisa a Personas y a la persona cuando está hecho.
Desde la cuenta del ex empleado (o con la delegación de administrador), Configuración de Gmail, 'Cuentas', 'Conceder acceso a tu cuenta'. La jefatura abre ese buzón desde el suyo, sin contraseña, y queda registrado.
Con Mekovault: Es una de las tres opciones que la jefatura elige por correo al ejecutarse una baja: traspasar, recuperar información por unos días, o desactivar. Ver la guía
Consola, Usuarios, abre la cuenta, 'Restablecer contraseña'. Se genera una temporal que la persona cambia al entrar. Nunca se la mandes por chat; mejor al correo personal o por teléfono.
Con Mekovault: La solicitud 'Contraseña' puede pedirla otra persona por quien no puede entrar; la confirma un administrador o Soporte, y se avisa a Personas y a la jefatura.
En el panel de administración de Zoom, Usuarios, cambia el tipo de la persona a 'Básico' o elimínala; la licencia queda libre para reasignar. Para pagar menos hay que reducir además la cantidad contratada, y en planes anuales eso rige en la renovación.
Con Mekovault: Mekovault muestra el asiento como 'sigue cobrando' en Licencias y te dice qué cambiar en Zoom; cuando el conector de Zoom esté, lo hará solo. Ver la guía
En Slack, Administración, Gestionar miembros, 'Desactivar cuenta'. Slack deja de cobrar ese asiento en el siguiente ciclo. Si la persona entraba a Slack 'con Google', su cuenta de Google suspendida no basta: hay que desactivarla en Slack.
Con Mekovault: Al dar de baja una cuenta, Mekovault revoca primero la vinculación con Slack y deja la desactivación como tarea con responsable hasta que el conector lo haga solo. Ver la guía
Las guías largas están en Guías y recursos.