Qué hacer con el mail de un empleado que se va: ley, opciones y la política que recomendamos

Qué pregunta la gente (y qué responde la ley)

“¿Puede la empresa conservar y acceder a la casilla de mail de un trabajador despedido?” es la pregunta más repetida en los foros legales en español, y la respuesta corta es: sí, con condiciones. La cuenta es un recurso de la empresa; lo que la ley protege es la expectativa de privacidad de la persona. Esa expectativa se reduce cuando hay una política de uso conocida y firmada que dice que el correo corporativo es de la empresa y que puede ser gestionado al terminar la relación.

• Argentina. La Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales pide que el tratamiento de los datos del trabajador (incluido lo que queda en su casilla) tenga una finalidad informada y sea proporcional. La jurisprudencia laboral viene aceptando que la empresa controle y acceda al correo corporativo cuando existe una política escrita y conocida, el uso de la herramienta es laboral y la revisión se limita a lo necesario; y rechaza el acceso cuando no hubo aviso previo o se revisó más de lo que la finalidad justificaba.
• España. La AEPD y el Tribunal Supremo exigen información previa al trabajador, una finalidad legítima y una revisión proporcional. Redirigir el mail y activar una respuesta automática es lo aceptado; leer la casilla completa, no.
• Chile y México. Van en la misma dirección: política informada, finalidad y proporcionalidad. Las leyes cambian de nombre, el criterio no.

Esto no es asesoramiento legal: es el resumen de lo que publican las fuentes y de lo que vemos funcionar. Tu política la revisa tu abogado.

Las tres opciones técnicas en Google Workspace

1. Respuesta automática + redirección. La opción por defecto. Quien escriba recibe un aviso con el nuevo contacto y el mensaje llega a esa persona. Nadie entra a la casilla.
2. Delegación de la casilla. La jefatura puede abrir la casilla desde su propia cuenta, sin contraseña, para cerrar conversaciones en curso. Queda registrado quién lo hizo. Es lo proporcional cuando hay clientes a medio atender.
3. Alias o cuenta genérica. Si la persona atendía una función (ventas, soporte), la dirección se convierte en alias de quien la reemplaza, o en una cuenta genérica con responsable. Así el mail deja de ser de una persona.

La política que recomendamos (y que podés copiar)

• El correo corporativo es de la empresa y se gestiona al terminar la relación laboral; se informa por escrito al firmar el contrato.
• El último día se bloquea la cuenta, se activa la respuesta automática y se redirige el mail a la persona que decida la jefatura.
• La jefatura puede delegarse la casilla durante 90 días para cerrar lo pendiente; no se comparte la contraseña.
• Pasados 90 días, la cuenta se elimina o se archiva si hay obligación de conservar; los archivos ya fueron traspasados.
• Todo queda registrado: quién pidió, quién aprobó, qué se hizo y cuándo.

Cómo lo hace Mekovault

Al programar una baja, Mekovault le pregunta a la jefatura (no a IT) qué hacer con el mail y los archivos, con tres opciones en un correo: traspasar a alguien, recuperar información por unos días, o desactivar. Ejecuta la respuesta automática y la redirección a la hora de salida, programa la eliminación y guarda la evidencia 365 días. Si alguien pide una cuenta genérica para una función, esa cuenta nace con dueño y fecha de revisión. Más detalle en cómo dar de baja a un empleado.