Las licencias que sigues pagando: cuentas bloqueadas, plan anual y cómo dejar de pagar lo que nadie usa

Los tres números que nadie mira

Cuando preguntas “¿cuántas licencias pagamos?”, la respuesta suele ser el número de la factura. Pero la pregunta útil tiene tres partes:

• Compradas: lo que dice el contrato o la suscripción. Es lo que te cobran.
• Asignadas: las que tienen un usuario detrás. Compradas menos asignadas son licencias que pagas y nadie usa.
• En cuentas bloqueadas: asignadas a personas que ya no trabajan. Son las más caras, porque parecen “en uso”.

Ejemplo real de una empresa de 120 personas: 100 licencias Business Standard compradas, 92 asignadas, 8 en cuentas suspendidas; 20 Business Starter, 12 asignadas, 1 suspendida. Resultado: 17 licencias que se pagan sin que nadie las use, unos 129 dólares al mes. No es un drama, pero es cada mes, y se descubre solo si alguien lo cuenta.

Por qué suspender no basta

Google factura por licencia asignada. Una cuenta suspendida conserva la licencia, así que cuesta lo mismo que una persona que trabaja. Para dejar de pagarla tienes que eliminar la cuenta o pasarla a usuario archivado (una licencia distinta, más barata, que conserva correo y archivos). Y aquí entra el tipo de plan.

Las otras plataformas: cada una con su regla

Lo que vale para Google no vale para las demás. En Slack, desactivar al usuario deja de cobrar en el siguiente ciclo. En Zoom hay que quitar la licencia a la persona y además reducir la cantidad contratada. En Figma o Adobe, el asiento sigue asignado hasta que alguien lo libera en la consola. Y la persona que entró a Slack o a Salesforce “con Google” sigue contando como usuario activo allá aunque su cuenta de Google esté suspendida. Las reglas verificadas por plataforma, con su fuente, están en Control de licencias.

Cómo dejar de pagar lo que nadie usa, en cuatro pasos

1. Cuenta las tres cifras por plataforma: compradas, asignadas, en cuentas bloqueadas.
2. Para cada cuenta bloqueada, decide: eliminar, archivar o reasignar la licencia al próximo ingreso.
3. Anota la fecha de renovación de cada plan anual y la cantidad a la que quieres bajar.
4. Pon una regla para que cada baja vuelva a disparar esto, no una vez al año cuando llega la factura.

Cómo lo hace Mekovault

Licencias lee cada plataforma conectada y muestra las tres cifras por producto, con el total por moneda. Cuando se ejecuta una baja, la licencia queda marcada para liberar y, si el plan es anual, Mekovault te dice qué reducir y te lo recuerda antes de la renovación. Para las plataformas que no permiten automatizar, te dice exactamente qué cambiar en su consola y quién es el encargado. Y en Compras, cada suscripción tiene dueño, vencimiento y factura, para que ninguna se renueve sola. Puedes estimar tu fuga con la calculadora.