La renovación es el único momento en que el gasto en software baja: en un plan anual, la cantidad contratada solo se reduce ese día, y si nadie lo revisa, se renueva sola por un año más. Un calendario de renovaciones tiene tres datos por suscripción: la fecha, el plazo de aviso y quién decide. Con eso, y una revisión 30 días antes, se pueden bajar licencias, pasar a mensual o cancelar antes de que la tarjeta pague de nuevo.
Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 7 min de lectura · Mekovault
Durante el año, el gasto en software solo sube. Entra un colaborador, se agrega una licencia. Un área necesita una función nueva, se sube de plan. Nadie se fija porque cada aumento es pequeño. Bajar, en cambio, tiene fecha: en un plan anual, la cantidad contratada se reduce solo en la renovación. Si una persona se fue en marzo y el plan se renueva en noviembre, su licencia se paga hasta noviembre, y si en noviembre nadie la quita, hasta el noviembre siguiente.
El plan mensual es más caro por licencia, pero deja bajar cada mes. El plan anual es más barato, pero te amarra a la cantidad. Y casi todos, mensuales y anuales, tienen renovación automática: si no haces nada, se cobran de nuevo. Por eso el calendario de renovaciones no es un detalle administrativo: es la única herramienta con la que una empresa sin IT baja el gasto en software.
Cada suscripción de la empresa necesita tres datos. Con menos, el calendario no sirve.
Las reglas cambian por plataforma. Estas tres están verificadas en la documentación de cada proveedor; para el resto, revisa tu contrato o la página de facturación antes de dar algo por hecho.
| Plataforma | Cuándo baja el cobro | Qué hay que hacer |
|---|---|---|
| Google Workspace | Plan flexible: al mes siguiente. Plan anual: solo en la renovación | Suspender no basta: eliminar o archivar la cuenta (flexible) o anotar la reducción para la renovación (anual) |
| Slack | Desde el próximo ciclo de cobro | Desactivar al usuario; el cobro baja solo |
| Zoom | Desde el próximo ciclo de cobro | Quitar la licencia al usuario y además reducir la cantidad contratada |
| Otras (Adobe, Notion, Canva, CRM, etc.) | Depende del contrato | Revisa el plazo de aviso y si la reducción aplica al mes siguiente o en la renovación |
Treinta días antes de cada renovación, el responsable y finanzas se juntan media hora y revisan cuatro cosas. Treinta días porque alcanza para decidir, avisar al proveedor dentro del plazo y, si hace falta, negociar.
Con esos cuatro números, la decisión es simple: seguir con la misma cantidad, bajar, pasar a mensual o cancelar. Lo que no sirve es descubrirlo cuando llega el cargo.
La rutina tiene dos ritmos. Una vez al mes, alguien de finanzas revisa el estado de cuenta de la tarjeta corporativa y los reembolsos: cada cargo de software que no esté en el calendario, se agrega. Y 30 días antes de cada renovación anual, la revisión de arriba. Para una empresa con 15 o 20 suscripciones, es una hora al mes.
La plantilla es una hoja de cálculo con una fila por suscripción y estas columnas:
Antes de renovar, negocia. El proveedor sabe que la renovación es el único momento en que puedes irte, así que es cuando más escucha. Pide, en este orden: menos cantidad (solo las licencias que usas), periodicidad mensual si el equipo va a cambiar en los próximos meses, y precio (mantener el del año anterior o un descuento por volumen). Si te dicen que no a las tres, al menos tienes la fecha anotada para el próximo año.
La pantalla de Licencias muestra, por plataforma, cuántas licencias tienes compradas, cuántas usadas y cuántas están en cuentas bloqueadas, cuánto cuestan al mes y hasta qué fecha se pueden reducir. Treinta días antes de cada renovación, Mekovault te avisa con las licencias sin uso y los pasos exactos de esa plataforma para bajar la cantidad. Reducir la cantidad contratada lo hace la empresa en la pantalla de pagos de cada plataforma; Mekovault te dice cuántas, cuándo y cómo, y guarda la evidencia. Las reglas verificadas por plataforma están en Control de licencias.
Compras de software guarda, para cada suscripción, la fecha de renovación, la tarjeta o cuenta con que se paga y el responsable que decide. También las que no tienen conector, como Canva, Notion o Adobe: se registran a mano con precio, fecha y responsable, o se importan desde tu hoja de cálculo de una vez. Cuando un colaborador se va, la licencia que tenía queda marcada para dar de baja en vez de seguir hasta la próxima renovación. Para estimar cuánto se te va hoy, usa la calculadora de licencias.
Es la cláusula por la que la suscripción se cobra de nuevo al terminar el periodo si no la cancelas antes. Casi todas las suscripciones de la empresa la tienen. En algunas plataformas se desactiva en la pantalla de pagos; en otras hay que avisar al proveedor por escrito con un plazo (30 o 60 días es común). Lo que importa no es desactivarla, sino tener la fecha en el calendario con tiempo para decidir.
Normalmente no. En plan anual te comprometes a una cantidad por doce meses: puedes subir, pero la reducción aplica en la renovación. En Google Workspace es así; en Slack y Zoom la regla es distinta. Si un colaborador se va a mitad de año, lo práctico es reasignar su licencia al próximo ingreso y anotar la reducción para la fecha de renovación.
Dos ritmos: una revisión corta cada mes (cargos nuevos en la tarjeta, colaboradores que salieron) y una revisión a fondo 30 días antes de cada renovación anual. Con 15 o 20 suscripciones, eso es una hora al mes y una tarde por cada renovación grande.
Tres cosas, en este orden: la cantidad (pagar solo las licencias que usas), la periodicidad (pasar a mensual si el equipo va a cambiar) y el precio (pedir que mantengan el precio del año anterior o un descuento por volumen). El proveedor sabe que la renovación es el único momento en que puedes irte, así que es cuando más escucha.