Licencias sin usar: cómo encontrarlas en cada plataforma y dejar de pagarlas antes de la renovación

Los tres lugares donde se esconden las licencias sin usar

Cuando llega la factura de software, el número que se revisa es uno: cuántas licencias se pagan. Pero las licencias no utilizadas no aparecen en la factura. Hay que ir a buscarlas, y están en tres lugares distintos:

• Compradas y nunca asignadas. Se contrataron 70 licencias “por si acaso” y se asignaron 62. Las otras 8 no tienen nombre y se pagan igual. Es el grupo más fácil de ver: la consola de cada plataforma lo muestra en facturación.
• Asignadas a cuentas bloqueadas. La persona se fue, alguien suspendió su cuenta y ahí quedó. La licencia sigue asignada y se cobra como si trabajara. Es el grupo más caro porque parece en uso, y en una empresa que lleva tres años sin revisar puede ser el 10 por ciento de la factura.
• Asignadas a gente activa que no entra. El vendedor que tiene Zoom con licencia y hace sus reuniones por Meet. El diseñador que dejó de abrir Figma en marzo. Trabajan en la empresa, pero esa licencia en particular no la usan desde hace meses.

Los tres grupos juntos son lo que un proveedor llamaría “oportunidad de optimización de licencias”. Para ti es más simple: dinero que sale todos los meses y que nadie decidió gastar.

Cómo verlas en Google Workspace, Slack y Zoom

Google Workspace. En la consola de administración, Facturación, Suscripciones: ahí ves por cada plan cuántas licencias compraste y cuántas están asignadas. Para el segundo grupo, ve a Usuarios y filtra por estado “Suspendido”: cada uno de esos nombres que tenga una licencia asignada es una licencia que se paga por nadie. Para el tercer grupo, en la misma lista de usuarios agrega la columna de último inicio de sesión y ordena por fecha: los que no entran desde hace 90 días son candidatos a bajar de plan o a archivar.

Slack. En Administración, Administrar miembros, ves los miembros activos y los desactivados. Slack solo cobra por los activos, así que el segundo grupo aquí se resuelve desactivando. En Facturación ves cuántos miembros se están cobrando en el ciclo actual; si ese número es mayor que la gente que trabaja en la empresa, alguien sigue activo y no debería.

Zoom. En Administración de usuarios ves qué cuentas tienen licencia y cuáles son básicas (gratis). En Reportes, Uso, ves cuántas reuniones hizo cada persona en el periodo. Una cuenta con licencia y cero reuniones en dos meses es el caso más común de licencia sin usar en Zoom, y además de quitarla hay que bajar la cantidad contratada, porque si no se sigue pagando.

Qué hay que hacer en cada plataforma para dejar de pagar

Esta es la parte que confunde: bloquear a la persona no significa lo mismo en todas partes. La tabla resume lo verificado en la documentación de cada proveedor. Las reglas completas, con la fuente, están en Control de licencias.

Fíjate en la última columna. En la mitad de las plataformas, quitarle la licencia a la persona no cambia la factura: hay un segundo paso, reducir la cantidad contratada, que se hace en la pantalla de pagos y que nadie hace porque nadie sabe que existe.

El calendario: plan flexible, plan anual y los 30 días antes

En un plan flexible (mes con mes) la regla es simple: lo que liberas este mes deja de cobrarse el mes que viene. El costo de olvidarse es un mes de licencia.

En un plan anual el costo de olvidarse es un año. Te comprometiste a una cantidad; puedes subirla cuando quieras, pero bajarla solo en la fecha de renovación. Si esa fecha pasa sin que nadie haya reducido, las 8 licencias sin asignar y las 5 en cuentas suspendidas se pagan otros 12 meses. Por eso la revisión no se hace cuando llega la factura, sino 30 días antes de renovar licencias: tiempo suficiente para contar, decidir y cambiar la cantidad en la consola.

Una rutina mensual de 20 minutos. El primer día hábil de cada mes, una persona de administración o finanzas hace esto:

1. Abre la facturación de Google Workspace y anota compradas y asignadas (3 minutos).
2. Revisa la lista de usuarios suspendidos y marca los que todavía tienen licencia (5 minutos).
3. Revisa en Slack y Zoom cuántos se están cobrando y los compara con la gente que trabaja (5 minutos).
4. Revisa qué planes anuales se renuevan en los próximos 45 días y qué cantidad corresponde (4 minutos).
5. Manda a cada jefatura la lista de sus licencias sin usar con una pregunta: ¿se cancela o se queda? (3 minutos).

Veinte minutos al mes no suenan a mucho, y no lo son. El problema es que, sin alguien asignado, no se hacen nunca.

Lo que hace Mekovault

La pantalla de Licencias lee Google Workspace y muestra, por plataforma, las licencias compradas, las usadas y las que están en cuentas bloqueadas, con lo que cuestan al mes. Para cada plan te dice hasta qué fecha puedes reducir y los pasos exactos de esa plataforma, con la regla verificada: eliminar o archivar en Google, desactivar en Slack, quitar la licencia y bajar la cantidad en Zoom.

Cuando se ejecuta una baja, la licencia de esa persona queda marcada para liberar. Y antes de cada renovación llega un aviso con la cantidad a la que puedes bajar y dónde hacerlo. Lo que Mekovault no hace es reducir la cantidad contratada: ese paso lo hace la empresa en la pantalla de pagos de cada plataforma, porque es un cambio al contrato y conviene que lo firme quien paga. Para las plataformas que no permiten automatizar, Mekovault asigna un responsable, registra el asiento y guarda la evidencia de que se hizo.

Si quieres una cifra antes de empezar, la calculadora estima cuánto pagas al mes por licencias que nadie usa con los tres números de tu empresa. Y si todavía no sabes qué herramientas paga la empresa, empieza por el inventario de software.