Qué hacer con el correo de un colaborador que se va: ley, opciones y la política que recomendamos

Qué pregunta la gente (y qué responde la ley)

“¿Puede la empresa conservar y acceder a la cuenta de correo de un trabajador despedido?” es la pregunta más repetida en los foros legales en español, y la respuesta corta es: sí, con condiciones. La cuenta es un recurso de la empresa; lo que la ley protege es la expectativa de privacidad de la persona. Esa expectativa se reduce cuando hay un aviso de privacidad y una política de uso conocidos y firmados que dicen que el correo corporativo es de la empresa y que puede ser gestionado al terminar la relación.

• México. Aplica la LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares). La empresa es responsable de los datos personales que quedan en el buzón y en los archivos del colaborador, y debe tratarlos según los principios de información, finalidad y proporcionalidad: un aviso de privacidad que diga qué se hace con el correo corporativo al terminar la relación, y un uso limitado a esa finalidad. Redirigir y delegar cumple; leer el buzón completo sin motivo informado, no.
• España. La AEPD y el Tribunal Supremo exigen información previa al trabajador, una finalidad legítima y una revisión proporcional. Redirigir el correo y activar una respuesta automática es lo aceptado; leer el buzón completo, no.
• Chile y Argentina. Van en la misma dirección: política informada, finalidad y proporcionalidad. Las leyes cambian de nombre, el criterio no.

Esto no es asesoría legal: es el resumen de lo que publican las fuentes y de lo que vemos funcionar. Tu aviso de privacidad y tu política los revisa tu abogado.

Las tres opciones técnicas en Google Workspace

1. Respuesta automática + redirección. La opción por defecto. Quien escriba recibe un aviso con el nuevo contacto y el mensaje llega a esa persona. Nadie entra al buzón.
2. Delegación del buzón. La jefatura puede abrir el buzón desde su propia cuenta, sin contraseña, para cerrar conversaciones en curso. Queda registrado quién lo hizo. Es lo proporcional cuando hay clientes a medio atender.
3. Alias o cuenta genérica. Si el colaborador atendía una función (ventas, soporte), la dirección se convierte en alias de quien lo reemplaza, o en una cuenta genérica con responsable. Así el correo deja de ser de una persona.

La política que recomendamos (y que puedes copiar)

• El correo corporativo es de la empresa y se gestiona al terminar la relación laboral; se informa en el aviso de privacidad al firmar el contrato.
• El último día se bloquea la cuenta, se activa la respuesta automática y se redirige el correo a la persona que decida la jefatura.
• La jefatura puede delegarse el buzón durante 90 días para cerrar lo pendiente; no se comparte la contraseña.
• Pasados 90 días, la cuenta se elimina o se archiva si hay obligación de conservar; los archivos ya fueron traspasados.
• Todo queda registrado: quién pidió, quién aprobó, qué se hizo y cuándo.

Cómo lo hace Mekovault

Al programar una baja, Mekovault le pregunta a la jefatura (no a IT) qué hacer con el correo y los archivos, con tres opciones en un correo: traspasar a alguien, recuperar información por unos días, o desactivar. Ejecuta la respuesta automática y la redirección a la hora de salida, programa la eliminación y guarda la evidencia 365 días. Si alguien pide una cuenta genérica para una función, esa cuenta nace con dueño y fecha de revisión. Más detalle en cómo dar de baja a un empleado.