En México la baja de un empleado tiene trámites con fecha: la renuncia o el aviso de rescisión, el finiquito (o la liquidación si es despido injustificado) y la baja ante el IMSS dentro de los 5 días hábiles siguientes. Las cuentas no tienen fecha, y por eso quedan abiertas. La regla simple es: la cuenta se bloquea el último día trabajado a la hora de salida, el traspaso de archivos lo decide la jefatura esa misma semana, y la eliminación se programa a 30 días, con el finiquito ya firmado.
Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 7 min de lectura · Mekovault
| Momento | Trámite laboral (México) | Cuentas y accesos |
|---|---|---|
| Decisión | Se define si es renuncia, despido justificado o despido injustificado, y la fecha de salida | Personas programa la baja con la fecha y hora de salida; la jefatura queda avisada |
| Renuncia o aviso de rescisión | Renuncia por escrito del colaborador, o aviso de rescisión de la empresa con la causa y la fecha, entregado al trabajador o a la autoridad laboral | Nada cambia en las cuentas todavía si el colaborador sigue trabajando |
| Último día trabajado | Devolución de equipos y credenciales físicas | Bloqueo a la hora de salida: sesiones cerradas, respuesta automática, redirección del correo, apps autorizadas revocadas, asientos de Slack y Zoom marcados |
| Primera semana | Cálculo del finiquito (salarios pendientes, aguinaldo, vacaciones y prima vacacional proporcionales) o de la liquidación si es despido injustificado; baja ante el IMSS dentro de los 5 días hábiles | La jefatura decide por correo qué pasa con Drive y el buzón; traspaso ejecutado |
| Finiquito o liquidación | Pago y firma del recibo; constancia de trabajo si la pide el colaborador | Licencia liberada o reasignada; cuentas genéricas con nuevo responsable |
| Día 30 | Cerrado | Eliminación o archivo de la cuenta, con aviso previo y opción de deshacer |
Los plazos laborales son los generales de la Ley Federal del Trabajo y de la Ley del Seguro Social; confírmalos con tu contador o abogado para cada causa. Lo que sí es universal es la columna de la derecha: en la mayoría de las empresas no existe, y por eso las cuentas quedan abiertas.
El colaborador deja de trabajar el mismo día del aviso. El bloqueo tiene que ser ese día, a la hora en que termina la reunión. Si la baja se programa en Mekovault durante la mañana, a las 18:00 se ejecuta sola.
Hay tiempo. Se programa la baja para el último día, se arma el traspaso con el reemplazo y la jefatura decide con calma. El riesgo aquí es el contrario: olvidar la fecha. Una baja programada no se olvida.
La salida se conoce desde el primer día. En Mekovault la cuenta puede nacer con fecha de término y la baja queda programada desde el alta; si la persona se queda, se extiende con un clic.
La LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares) pide un aviso de privacidad, finalidad y proporcionalidad en el tratamiento de los datos del trabajador, incluido lo que queda en su correo y sus archivos. Lo práctico: una política informada, redirección en vez de lectura, y registro de quién hizo qué. Más en qué hacer con el correo del colaborador que se va.
Personas programa la baja (o llega sola desde la nómina con la fecha de salida; hoy BUK y Talana son las conectadas), Mekovault la ejecuta el último día a la hora de salida, la jefatura decide por correo qué pasa con los archivos, la eliminación queda a 30 días y todo se guarda 365 días. Sin IT, sin tickets, y con la fecha del finiquito respetada.
El último día trabajado, a la hora de salida. Si el colaborador avisó con anticipación y sigue trabajando, necesita su cuenta hasta el final. Si el despido es inmediato, el último día es el mismo día del aviso de rescisión.
La cuenta se bloquea igual el último día trabajado. El finiquito es un trámite posterior y no requiere que la persona conserve acceso al correo corporativo. Si necesita documentos personales que dejó en Drive, se los entrega la empresa.
Igual: último día trabajado, a la hora de salida. La renuncia suele dar más tiempo para traspasar archivos y entrenar al reemplazo, y Mekovault permite programar la baja con semanas de anticipación.