Para dar de baja a un empleado en Google Workspace sin perder nada ni pagar de más hay que hacer cinco cosas en orden: bloquear la cuenta el último día, redirigir su correo, traspasar sus archivos de Drive a quien decida su jefatura, liberar o reducir la licencia y eliminar la cuenta después del plazo de gracia. Suspender no basta: una cuenta suspendida se sigue cobrando.
Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 9 min de lectura · Mekovault
Cuando alguien se va, lo más común es que el administrador entre a la consola de Google al día siguiente y elimine al usuario. Eso resuelve el acceso, pero crea tres problemas: los archivos de Drive que no se traspasaron se pierden con la cuenta, el correo entrante rebota (y los clientes que le escribían a esa persona se enteran de que ya no está antes que tú), y nadie revisó qué otras plataformas seguían cobrando: Slack, Zoom, Figma, Adobe, Canva o la suscripción que esa persona pagaba con la tarjeta de la empresa.
El otro extremo también es frecuente: suspender la cuenta “por si acaso” y no volver a mirarla. Una cuenta suspendida conserva su licencia, y Google cobra por licencia asignada. Esa cuenta se paga mes con mes hasta que alguien la cierra, en promedio unos seis meses según lo que vemos en empresas de 50 a 500 personas.
En la consola de administración: Usuarios, elegir al colaborador, “Suspender usuario”. Esto cierra las sesiones abiertas, invalida la contraseña y deja el correo recibiendo mensajes sin que nadie los lea. La fecha importa: ni antes (la persona todavía trabaja) ni tres días después (la persona ya no trabaja y sigue entrando). Lo correcto es el último día, a la hora de término, y que quede registrado quién lo pidió.
Activa una respuesta automática (“esta persona ya no trabaja en la empresa; escribe a…”) y un reenvío del correo entrante a quien tome sus temas. Si la jefatura necesita revisar conversaciones en curso, delega el buzón en vez de compartir la contraseña. Con esto los clientes y proveedores no se quedan sin respuesta.
Desde la consola puedes transferir la propiedad de todos los archivos de Drive a otra cuenta, y los eventos del calendario también. Hazlo con la cuenta suspendida, antes de eliminarla: una vez eliminada, lo que no se traspasó se pierde. ¿A quién? No lo decide IT: lo decide la jefatura directa, que es la única que sabe qué proyectos quedaron abiertos.
Aquí está el dinero. Si tienes plan flexible (pagas mes con mes), al eliminar o archivar la cuenta dejas de pagar desde el siguiente ciclo. Si tienes plan anual, la licencia sigue contratada hasta la renovación aunque elimines la cuenta; lo que puedes hacer es reasignarla al próximo ingreso y anotar la reducción para la fecha de renovación. La opción “usuario archivado” conserva los datos a un costo menor que una licencia completa.
Pasados 30 días (o el plazo que fije tu política), elimina la cuenta. Google permite restaurar un usuario eliminado durante 20 días; después, no. Con los archivos traspasados y el correo redirigido, eliminar ya no rompe nada.
En Mekovault la baja es una solicitud que pide Personas (o que llega sola desde la nómina, con BUK o Talana, que son las conectadas hoy; Rankmi, Runa y Worky se van sumando). Se programa para el último día a la hora de salida y se ejecuta sola: bloqueo con cierre de sesiones, respuesta automática y redirección del correo, licencia marcada para liberar, y la eliminación programada a 30 días con la opción de deshacer. La jefatura recibe un correo con las opciones para los archivos (traspasar a alguien, recuperar información por unos días, desactivar) y decide con un clic; si no responde, recibe dos recordatorios. Todo queda en la auditoría por 365 días. Y si la persona vuelve o hubo un error, la cuenta se reactiva con sus grupos y su unidad, de forma temporal o definitiva.
Si tu empresa usa además Slack, Zoom o Figma, Mekovault te muestra qué asientos quedaron asignados a una cuenta bloqueada y qué tienes que cambiar en cada consola; las plataformas que permiten automatizarlo se van sumando una por una.
No. Google cobra las licencias asignadas, y una cuenta suspendida sigue teniendo su licencia asignada. Para dejar de pagar hay que eliminar la cuenta o pasarla a usuario archivado (más barato), y en plan anual la reducción solo aplica en la renovación.
Google permite restaurar un usuario eliminado durante 20 días. Por eso conviene suspender primero y eliminar después de un plazo de gracia, con los archivos ya traspasados.
La jefatura directa del colaborador, no IT. Es quien sabe qué proyectos quedan abiertos. En Mekovault la jefatura recibe un correo con las opciones (traspasar, recuperar información por unos días, desactivar) y decide con un clic.
Depende de la política que tengas firmada. En México aplica la LFPDPPP: el colaborador debe haber recibido un aviso de privacidad que informe que el correo corporativo es de la empresa y puede gestionarse al terminar la relación, y el acceso debe ser proporcional a esa finalidad. Lo seguro es redirigir y delegar, no leer en bloque.