Offboarding digital: la lista de cuentas y accesos que hay que cerrar cuando alguien se va

La lista completa

Marca lo que aplica a tu empresa. “Sola” significa que una herramienta puede hacerlo sin que nadie entre a una consola; “guiada” significa que alguien tiene que hacerlo, pero puede recibir la tarea con fecha y evidencia.

El último día, a la hora de salida

1. Bloquear la cuenta de correo (Google Workspace): cerrar sesiones, invalidar contraseña. Sola.
2. Respuesta automática y redirección del correo a quien decida la jefatura. Sola.
3. Revocar las aplicaciones autorizadas con esa cuenta (Slack, Canva, Apps Script, el celular). Sola.
4. Desactivar en Slack, Zoom, Teams y el resto de plataformas con asiento. Sola donde la plataforma lo permite; guiada en las demás.
5. Quitar de grupos, listas y calendarios compartidos. Sola.
6. Cambiar las contraseñas compartidas que el colaborador conocía (cuentas genéricas, redes sociales, proveedores). Guiada.
7. Recuperar o borrar el equipo (laptop, celular): cerrar sesiones remotas. Guiada.

La primera semana

8. Traspasar la propiedad de Drive y los eventos de calendario a la persona que decida la jefatura. Sola.
9. Delegar el buzón a la jefatura si hay conversaciones en curso, en vez de compartir la contraseña. Sola.
10. Reasignar las cuentas genéricas que administraba (ventas@, soporte@) a un nuevo responsable. Guiada.
11. Reasignar las suscripciones pagadas con su tarjeta o a su nombre (dominios, herramientas, SaaS). Guiada.
12. Liberar o reasignar la licencia de cada plataforma; en plan anual, anotar para la renovación. Sola en Google; guiada en otras.

A los 30 días

13. Eliminar o archivar la cuenta de correo, con los archivos ya traspasados. Sola, con aviso previo.
14. Confirmar que ningún asiento sigue asignado en Slack, Zoom, Figma, Adobe, Canva. Sola donde hay lectura; guiada en el resto.
15. Revisar que las apps autorizadas no volvieron (la persona puede volver a vincular con otra cuenta). Sola.

Siempre

16. Dejar evidencia: quién pidió, quién aprobó, qué se hizo y cuándo, por cada punto. Sola.
17. Avisar a quienes corresponde: jefatura, Personas, administración, y al colaborador si hay reactivación temporal. Sola.
18. Revisar la política una vez al año: plazos de redirección, archivo y eliminación. Guiada.

Qué se hace mal con más frecuencia

• Cerrar el correo y creer que se cerró todo. Las demás plataformas no se enteran.
• Que la decisión sobre los archivos la tome quien ejecuta, no la jefatura.
• Suspender “por si acaso” y pagar esa licencia seis meses.
• No revocar las apps que el colaborador autorizó con su cuenta: siguen leyendo Drive o Gmail después de la salida.
• No tener dónde mirar qué se hizo. Cuando el auditor o el director pregunta, hay que reconstruirlo de correos.

Cómo lo hace Mekovault

De los 18 puntos, Mekovault hace solos los que dicen “sola” en Google Workspace y en las plataformas conectadas, y convierte los “guiados” en tareas con responsable, fecha y evidencia. La baja la pide Personas o llega desde la nómina (BUK y Talana son las conectadas hoy; Rankmi, Runa y Worky se van sumando), se programa para el último día y se ejecuta sola; la jefatura decide por correo qué pasa con archivos y correo; las apps autorizadas se revocan; la eliminación queda programada a 30 días con opción de deshacer; y todo queda en la auditoría 365 días. Si quieres la lista para imprimir, está al final de las 21 preguntas antes de contratar.