Para desligar um funcionário do Google Workspace sem perder nada nem pagar a mais, é preciso fazer cinco coisas em ordem: bloquear a conta no último dia, redirecionar o e-mail, transferir os arquivos do Drive para quem o gestor decidir, liberar ou reduzir a licença e excluir a conta depois do prazo de carência. Suspender não basta: uma conta suspensa continua sendo cobrada.
Atualizado em 11 de outubro de 2026 · 9 min de leitura · Mekovault
Quando alguém sai, o mais comum é o administrador entrar no console do Google no dia seguinte e excluir o usuário. Isso resolve o acesso, mas cria três problemas: os arquivos do Drive que não foram transferidos somem junto com a conta, o e-mail recebido volta (e os clientes que escreviam para essa pessoa descobrem que ela saiu antes de você), e ninguém verificou quais outras plataformas continuavam cobrando: Slack, Zoom, Figma, Adobe, Canva ou a assinatura que essa pessoa pagava com o cartão da empresa.
O outro extremo também é frequente: suspender a conta “por via das dúvidas” e nunca mais olhar para ela. Uma conta suspensa mantém a licença, e o Google cobra por licença atribuída. Essa conta é paga mês a mês até alguém fechá-la, em média uns seis meses pelo que vemos em empresas de 50 a 500 pessoas.
No console de administração: Usuários, escolher a pessoa, “Suspender usuário”. Isso encerra as sessões abertas, invalida a senha e deixa o e-mail recebendo mensagens sem que ninguém as leia. A data importa: nem antes (a pessoa ainda está trabalhando) nem três dias depois (a pessoa já não trabalha e continua entrando). O certo é no último dia, na hora do encerramento, e com registro de quem pediu.
Ative uma resposta automática (“esta pessoa não trabalha mais na empresa; escreva para…”) e um encaminhamento do e-mail recebido para quem assumir os assuntos dela. Se o gestor precisar revisar conversas em andamento, delegue a caixa de entrada em vez de compartilhar a senha. Assim clientes e fornecedores não ficam sem resposta.
Pelo console você pode transferir a propriedade de todos os arquivos do Drive para outra conta, e os eventos da agenda também. Faça isso com a conta suspensa, antes de excluí-la: uma vez excluída, o que não foi transferido se perde. Para quem? Não é a TI que decide: é o gestor direto, o único que sabe quais projetos ficaram em aberto.
Aqui está o dinheiro. Se você tem plano flexível (paga mês a mês), ao excluir ou arquivar a conta deixa de pagar a partir do ciclo seguinte. Se tem plano anual, a licença continua contratada até a renovação mesmo que exclua a conta; o que dá para fazer é reatribuí-la ao próximo contratado e anotar a redução para a data de renovação. A opção “usuário arquivado” mantém os dados a um custo menor do que uma licença completa.
Passados 30 dias (ou o prazo que a sua política definir), exclua a conta. O Google permite restaurar um usuário excluído por 20 dias; depois disso, não. Com os arquivos transferidos e o e-mail redirecionado, excluir não quebra mais nada.
Na Mekovault o desligamento é uma solicitação que Pessoas pede (ou que chega sozinha da folha de pagamento, com Gupy, Sólides, Feedz, Senior ou TOTVS). É agendada para o último dia na hora da saída e executada sozinha: bloqueio com encerramento de sessões, resposta automática e redirecionamento do e-mail, licença marcada para liberar, e a exclusão agendada para 30 dias com a opção de desfazer. O gestor recebe um e-mail com as opções para os arquivos (transferir para alguém, recuperar informações por alguns dias, desativar) e decide com um clique; se não responder, recebe dois lembretes. Tudo fica na auditoria por 365 dias. E se a pessoa voltar ou houver um erro, a conta é reativada com os grupos e a unidade organizacional, de forma temporária ou definitiva.
Se a sua empresa usa também Slack, Zoom ou Figma, a Mekovault mostra quais assentos ficaram atribuídos a uma conta bloqueada e o que você precisa mudar em cada console; as plataformas que permitem automatizar vão sendo adicionadas uma a uma.
Não. O Google cobra pelas licenças atribuídas, e uma conta suspensa continua com a licença atribuída. Para parar de pagar é preciso excluir a conta ou transformá-la em usuário arquivado (mais barato), e no plano anual a redução só vale na renovação.
O Google permite restaurar um usuário excluído por 20 dias. Por isso vale a pena suspender primeiro e excluir depois de um prazo de carência, com os arquivos já transferidos.
O gestor direto da pessoa, não a TI. É quem sabe quais projetos ficaram em aberto. Na Mekovault o gestor recebe um e-mail com as opções (transferir, recuperar informações por alguns dias, desativar) e decide com um clique.
Depende da política que a empresa tem assinada e da LGPD. No Brasil, o e-mail corporativo pertence à empresa e a Justiça do Trabalho aceita a revisão quando há política clara e comunicada; a LGPD exige finalidade e proporcionalidade. O seguro é redirecionar e delegar, não ler tudo em bloco.