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Criação do e-mail corporativo de quem entra: pronto no primeiro dia, sem chamado para a TI

A conta de e-mail de quem entra deveria existir no primeiro dia, logo cedo, com o nome escrito certo, os grupos da área, a unidade correta e a licença que corresponde ao cargo. Para isso, o dado precisa sair de Pessoas (ou da folha de pagamento) antes da admissão, e não de um chamado para a TI na manhã em que a pessoa chega.

Atualizado em 11 de outubro de 2026 · 6 min de leitura · Mekovault

O que acontece quando a admissão é um chamado

A pessoa chega às 9h. O gestor escreve para a TI ou para quem tem a senha de administrador. A conta é criada às 11h30, com o sobrenome errado porque foi copiado de um chat. Ela não está no grupo da área, então os e-mails da equipe não chegam. A licença é a que estava sobrando, não a que corresponde ao cargo. O primeiro dia dessa pessoa foi esperar. E seis meses depois, quando ela sai, ninguém sabe o que ela tinha.

O padrão que se decide uma única vez

  • Formato do e-mail: nome.sobrenome, ou inicial e sobrenome. Sem números nem espaços. O que fazer quando repete.
  • Grupos por área: vendas@, operacoes@, todos@. Cada área tem a sua lista e cada admissão entra nela.
  • Unidade organizacional: por área ou por unidade física; define quais políticas de segurança se aplicam.
  • Licença por cargo: quem precisa de Business Standard e quem precisa de Starter; quem precisa de assento no Slack, no Zoom ou no Figma.
  • Dados mínimos: nome, e-mail pessoal para a senha temporária, cargo (opcional), data de admissão no formato do Brasil (DD/MM/AAAA).

O dia da admissão, passo a passo

  1. Logo cedo, a conta é criada com o formato combinado.
  2. Grupos, unidade e licença são atribuídos conforme o modelo da área.
  3. A pessoa recebe no e-mail pessoal o novo endereço e uma senha temporária; no primeiro acesso ela troca.
  4. Os assentos das plataformas que correspondem ao cargo são atribuídos (ou ficam como tarefa para o responsável).
  5. Fica registrado quem pediu, quando foi criada e com o quê.

Como a Mekovault faz

A admissão é pedida a partir do RH com um formulário que valida nome, e-mail pessoal, cargo e data (no formato do Brasil), mostra o e-mail que será criado e permite editá-lo, e detecta se já existe. Se o seu sistema de folha de pagamento estiver conectado (Buk e Talana hoje), a admissão chega sozinha com a data. No dia da admissão a conta é criada sozinha com grupos, unidade e licença por área, os assentos das plataformas conectadas são atribuídos, e tudo fica na auditoria. Se o contrato tiver data de término (temporário ou estágio, por exemplo), o desligamento fica agendado desde a admissão.

Perguntas frequentes

Preciso de alguém da TI para criar a conta?

Não. O console do Google permite que qualquer administrador crie usuários, e a Mekovault faz isso sozinha a partir do cadastro em Pessoas. O que precisa de decisão é o padrão: como os e-mails são escritos, quais grupos cada área tem e qual licença corresponde a cada cargo.

O que acontece se o e-mail já existir?

Se for a mesma pessoa voltando, a conta anterior é reativada com os grupos dela. Se for outra pessoa com o mesmo nome, define-se um alias ou uma variante antes do primeiro dia. A Mekovault detecta isso ao registrar a admissão e pergunta.

E as outras plataformas (Slack, Zoom, Figma)?

A conta do Google é a base; com ela a pessoa entra na maioria das ferramentas. Os assentos pagos por pessoa são atribuídos conforme o cargo; a Mekovault diz quais correspondem e atribui os que a plataforma permite.

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