Inventário de software: como saber o que a sua empresa paga, quem usa e quanto custa por mês

Por que ninguém tem a lista de assinaturas da empresa

Se você perguntar ao gerente financeiro quanto a empresa gasta com software por mês, ele vai olhar o cartão. Se perguntar a quem cuida de sistemas, vai olhar o console do Google. Se perguntar ao marketing, vai citar o Canva e duas ferramentas que o resto não conhece. Ninguém tem a lista completa, e não é descuido.

Software se compra aos poucos. Alguém começa um teste grátis no próprio cartão e a empresa reembolsa. Um gerente contrata o Zoom para a equipe dele com o cartão da área. A pessoa que criou a conta do Notion saiu há um ano e a cobrança continua caindo em um cartão que ninguém confere linha por linha. Cada compra fez sentido na hora; o que nunca existiu foi um lugar para anotar todas.

O resultado é conhecido: quando chega a renovação anual do Google Workspace, ninguém sabe quantas licenças são necessárias de verdade. E quando alguém sai, ninguém sabe em quais ferramentas ela tinha um assento pago.

Os seis dados de cada linha do inventário de software

Um inventário de aplicativos não precisa de trinta colunas. Precisa de seis, completas para cada ferramenta:

• Nome e plano: não “Google”, mas “Google Workspace Business Standard”. O plano muda o preço e as regras para reduzir licenças.
• Preço e periodicidade: quanto custa cada licença e se é paga por mês ou por ano. Uma cobrança anual que cai em março é esquecida em abril.
• Quem paga: o cartão da empresa, o cartão de uma área, um cartão pessoal reembolsado, ou um boleto contra nota fiscal.
• Responsável: a pessoa que decide se a ferramenta continua, quantas licenças precisa e quem entra. Se não há nome, a ferramenta não tem dono e ninguém vai cortá-la.
• Licenças compradas e usadas: as que se pagam e as que têm alguém por trás que entra de verdade. A diferença é dinheiro que vai embora todo mês.
• Data de renovação: o dia em que o fornecedor cobra o ano inteiro de novo. Na maioria dos planos anuais é a única data em que dá para reduzir a quantidade.

De onde tirar os dados em uma tarde

Não precisa entrevistar a empresa inteira. Três fontes cobrem quase tudo:

1. A fatura do cartão. Peça os últimos 12 meses do cartão da empresa e filtre as cobranças em dólar ou com nomes de fornecedores de software. Doze meses, porque as cobranças anuais aparecem uma vez só. Repita com os cartões pessoais que são reembolsados: é ali que moram os testes que nunca foram cancelados.
2. O console do Google Workspace. Em Faturamento você vê cada assinatura do Google, o plano, quantas licenças comprou e quantas atribuiu. No perfil de cada usuário, os aplicativos de terceiros com acesso à conta mostram quais ferramentas as pessoas usam com o e-mail da empresa: Slack, Canva, Notion, Figma. Nem todas são pagas, mas todas são candidatas a entrar na lista.
3. Os e-mails de recibo. Busque “your receipt”, “seu recibo”, “invoice” e “nota fiscal” nas caixas do administrativo, do financeiro e de cada gerente. Os fornecedores mandam um e-mail a cada cobrança, e esse e-mail traz o plano, o valor e a data. É a fonte mais completa para as assinaturas que não passam pelo cartão da empresa.

Com isso você tem nome, preço, periodicidade e quem paga. O que falta, responsável e licenças usadas, se pergunta a cada gestor com uma lista curta: “estas são as ferramentas da sua área, quem usa?”.

A planilha mínima: exemplo de uma empresa de 60 pessoas

É assim que fica um inventário de software recém-montado, com valores de exemplo arredondados. As linhas incompletas não são erro: são a lista de perguntas pendentes.

Essa empresa paga cerca de R$ 7.000 por mês por essas cinco ferramentas. Com a tabela à vista, aparecem na hora três coisas que ninguém tinha visto: o Zoom tem 6 licenças sem uso que renovam em julho, o Notion é pago por alguém que já saiu e o Google tem 3 licenças em contas suspensas cobradas igual às ativas.

O que fazer com o que aparece. O normal é encontrar três tipos de achado:

• Licenças em contas bloqueadas: pessoas que saíram e ainda têm um assento pago. No Google, suspender não basta; é preciso excluir ou arquivar a conta. Como fazer em cada plataforma está em licenças sem uso.
• Duplicadas: duas áreas pagando o Zoom separadamente, ou Canva e Figma para a mesma coisa. Escolhe-se uma e junta-se todo mundo em um único plano.
• Testes que nunca foram cancelados: cobranças mensais pequenas em cartões pessoais, com um ou dois usuários. Pergunta-se, e se ninguém responder em uma semana, cancela-se.

Controle de gastos com software sem voltar para a planilha

A planilha que você montou hoje está desatualizada no mês que vem: entra uma pessoa, sai outra, alguém contrata uma ferramenta nova, o Zoom renova. Ninguém abre de novo porque manter é um trabalho sem dono. Para o inventário continuar vivo, cada movimento precisa atualizá-lo sozinho.

A Mekovault começa por aí. A tela de Licenças lê o Google Workspace e mostra, por plataforma, as licenças compradas, as usadas e as que estão em contas bloqueadas, com quanto custam por mês e até que data podem ser reduzidas. As assinaturas que não têm conector (Canva, Notion, Adobe e o resto) são registradas em Compras de software com preço, data de renovação e responsável, e entram no mesmo controle. E para não partir do zero, você importa a planilha que montou nesta tarde: cada linha fica com dono, vencimento e aviso 30 dias antes da renovação.

A partir daí, quando alguém sai, o assento dela em cada ferramenta fica marcado para liberar. Quando alguém pede algo novo, passa por aprovação e entra na lista desde o primeiro dia. O inventário deixa de ser uma tarefa e vira o registro do que já acontece. Se quiser ver quanto paga hoje por licenças que ninguém usa, experimente a calculadora.