Licenças sem uso: como encontrá-las em cada plataforma e parar de pagar antes da renovação

Os três lugares onde as licenças sem uso se escondem

Quando a fatura de software chega, o número que se olha é um só: quantas licenças são pagas. Mas as licenças não utilizadas não aparecem na fatura. É preciso ir atrás, e elas estão em três lugares diferentes:

• Compradas e nunca atribuídas. Contrataram-se 70 licenças “por via das dúvidas” e atribuíram-se 62. As outras 8 não têm nome e são pagas do mesmo jeito. É o grupo mais fácil de ver: o console de cada plataforma mostra em faturamento.
• Atribuídas a contas bloqueadas. A pessoa saiu, alguém suspendeu a conta e ela ficou ali. A licença continua atribuída e é cobrada como se a pessoa trabalhasse. É o grupo mais caro porque parece em uso, e em uma empresa que passou três anos sem revisar pode ser 10 por cento da fatura.
• Atribuídas a gente ativa que não entra. O vendedor que tem Zoom com licença e faz as reuniões pelo Meet. O designer que parou de abrir o Figma em março. Trabalham na empresa, mas aquela licença em particular não é usada há meses.

Os três grupos juntos são o que um fornecedor chamaria de “oportunidade de otimização de licenças”. Para você é mais simples: dinheiro que sai todo mês e que ninguém decidiu gastar.

Como ver no Google Workspace, no Slack e no Zoom

Google Workspace. No console de administração, em Faturamento, Assinaturas: ali você vê, por plano, quantas licenças comprou e quantas estão atribuídas. Para o segundo grupo, vá em Usuários e filtre pelo status “Suspenso”: cada nome ali que ainda tiver licença atribuída é uma licença paga por ninguém. Para o terceiro grupo, na mesma lista de usuários adicione a coluna de último login e ordene por data: quem não entra há 90 dias é candidato a um plano mais barato ou a ser arquivado.

Slack. Em Administração, Gerenciar membros, você vê os membros ativos e os desativados. O Slack só cobra pelos ativos, então o segundo grupo aqui se resolve desativando. Em Faturamento você vê quantos membros estão sendo cobrados no ciclo atual; se esse número for maior que a quantidade de gente que trabalha na empresa, alguém continua ativo e não deveria.

Zoom. Em Gerenciamento de usuários você vê quais contas têm licença e quais são básicas (grátis). Em Relatórios, Uso, você vê quantas reuniões cada pessoa fez no período. Uma conta com licença e zero reuniões em dois meses é o caso mais comum de licença sem uso no Zoom, e além de removê-la é preciso reduzir a quantidade contratada, senão continua pagando.

O que fazer em cada plataforma para parar de pagar

Esta é a parte que confunde: bloquear a pessoa não significa a mesma coisa em todo lugar. A tabela resume o que foi verificado na documentação de cada fornecedor. As regras completas, com a fonte, estão em Controle de licenças.

Repare na última coluna. Em metade das plataformas, remover a licença da pessoa não muda a fatura: existe um segundo passo, reduzir a quantidade contratada, que é feito na tela de pagamentos e que ninguém faz porque ninguém sabe que existe.

O calendário: plano flexível, plano anual e os 30 dias antes

Em um plano flexível (mês a mês) a regra é simples: o que você libera neste mês deixa de ser cobrado no mês que vem. O custo de esquecer é um mês de uma licença.

Em um plano anual o custo de esquecer é um ano. Você se comprometeu com uma quantidade; pode aumentá-la quando quiser, mas reduzi-la só na data de renovação. Se essa data passar sem que ninguém tenha reduzido, as 8 licenças sem atribuição e as 5 em contas suspensas são pagas por mais 12 meses. Por isso a revisão não é feita quando chega a fatura, e sim 30 dias antes da renovação de licenças: tempo suficiente para contar, decidir e mudar a quantidade no console.

Uma rotina mensal de 20 minutos. No primeiro dia útil de cada mês, uma pessoa do administrativo ou do financeiro faz o seguinte:

1. Abre o faturamento do Google Workspace e anota compradas e atribuídas (3 minutos).
2. Revisa a lista de usuários suspensos e marca os que ainda têm licença (5 minutos).
3. Olha no Slack e no Zoom quantos estão sendo cobrados e compara com a quantidade de gente que trabalha (5 minutos).
4. Revisa quais planos anuais renovam nos próximos 45 dias e qual quantidade é a certa (4 minutos).
5. Manda a cada gestor a lista das licenças sem uso da área dele com uma pergunta: corta ou fica? (3 minutos).

Vinte minutos por mês não parece muito, e não é. O problema é que, sem alguém designado, nunca acontece.

O que a Mekovault faz

A tela de Licenças lê o Google Workspace e mostra, por plataforma, as licenças compradas, as usadas e as que estão em contas bloqueadas, com quanto custam por mês. Para cada plano, diz até que data você pode reduzir e os passos exatos daquela plataforma, com a regra verificada: excluir ou arquivar no Google, desativar no Slack, remover a licença e reduzir a quantidade no Zoom.

Quando um desligamento é executado, a licença daquela pessoa fica marcada para liberar. E antes de cada renovação chega um aviso com a quantidade para a qual você pode reduzir e onde fazer isso. O que a Mekovault não faz é reduzir a quantidade contratada: esse passo a empresa faz na tela de pagamentos de cada plataforma, porque é uma mudança no contrato e convém que quem paga seja quem assina. Para as plataformas que não permitem automatizar, a Mekovault designa um responsável, registra o assento e guarda a evidência de que foi feito.

Se quiser um número antes de começar, a calculadora estima quanto você paga por mês por licenças que ninguém usa a partir dos três números da sua empresa. E se ainda não sabe quais ferramentas a empresa paga, comece pelo inventário de software.