Um sistema de compras de software não precisa de um ERP: precisa que cada ferramenta tenha alguém que pede, alguém que aprova, alguém que paga e uma data em que ela é revisada. Com um catálogo do que já foi aprovado, uma solicitação que diga para quem e por quê, um aprovador por área e o pedido de compra ligado ao pagamento e à nota fiscal, uma empresa de 20 a 500 pessoas organiza as compras em uma semana. Você pode começar com uma planilha e um formulário; quando as renovações começam a passar despercebidas, é preciso algo mais.
Atualizado em 11 de outubro de 2026 · 8 min de leitura · Mekovault
Alguém do marketing precisa do Canva. Manda mensagem no WhatsApp para o gestor, o gestor responde “pode pegar”, e a pessoa paga com o próprio cartão e pede reembolso. Vendas contratou um CRM há dois anos no cartão do diretor comercial; é cobrado todo mês e ninguém lembra quantos usuários tem. Design paga a Adobe com um cartão que vence no mês que vem. O financeiro fica sabendo de tudo quando chega a fatura.
Isso não acontece por desleixo: acontece porque ninguém definiu quem pede, quem aprova, quem paga e quem revisa. Em uma empresa de 20 a 500 pessoas sem área de TI, software se compra como se compra café: quando falta, com o que está à mão. O problema aparece depois, quando há três ferramentas para a mesma coisa, uma assinatura de alguém que já saiu e uma renovação anual que foi cobrada sozinha.
Um ERP resolve compras de insumos, estoque e contabilidade para empresas grandes. Para software, a gestão de compras precisa de bem menos. Estas são as peças:
O fluxo não muda com o tamanho da empresa; muda quem ocupa cada papel. Em uma empresa de 30 pessoas, a mesma pessoa pode comprar e pagar. Em uma de 300, são áreas diferentes.
| Passo | Quem | O que fica registrado |
|---|---|---|
| 1. Pedir | A pessoa que precisa da ferramenta | Para quem, para quê, quanto custa, se está no catálogo ou é nova |
| 2. Aprovar | O gestor direto; se for nova ou passar do valor, também quem controla o orçamento | Quem aprovou, quando, com que orçamento e centro de custo |
| 3. Comprar | Quem compra (Compras ou administrativo) | Pedido de compra, fornecedor, plano contratado, credenciais guardadas |
| 4. Pagar | Tesouraria ou financeiro | Meio de pagamento, periodicidade, nota fiscal anexada |
| 5. Renovar ou cancelar | Quem administra a ferramenta, com o gestor | Data de renovação, decisão de continuar, reduzir ou cancelar; licença liberada quando alguém sai |
O importante no registro não é o formato: é que cada passo deixe um dado que o passo seguinte usa. O pedido de compra sai da solicitação aprovada; a nota fiscal se vincula ao pedido; a renovação é revisada com a data que ficou no pedido.
Um sistema de compras falha por dois motivos: é tão pesado que as pessoas pulam, ou tão leve que não serve para nada. Estas regras o mantêm no meio:
Você não precisa de um software de compras para começar. Precisa de um formulário e de uma planilha. O formulário recolhe a solicitação: nome, área, ferramenta, para quê, custo, periodicidade. A planilha tem uma linha por ferramenta com estas colunas: ferramenta, plano, preço, periodicidade, responsável, centro de custo, meio de pagamento, data de renovação, status. Quem aprova responde ao e-mail do formulário; quem compra acrescenta a linha; quem paga anota a nota fiscal.
Isso basta até acontecer uma destas coisas: a planilha passa de 30 linhas e ninguém atualiza; uma renovação anual passa porque a data estava anotada mas ninguém olhou; alguém saiu da empresa e a licença do Figma continuou sendo paga por seis meses; ou o diretor pergunta “quanto gastamos com software?” e a resposta leva uma semana. Nesse ponto, o sistema de compras precisa avisar sozinho, não esperar que alguém abra a planilha.
Compras de software é o fluxo de cinco passos desta guia, com seis papéis: Solicitante, Gestor, Controle, Compras, Tesouraria e Administrador. Alguém pede uma ferramenta do catálogo ou uma nova. O gestor aprova com um clique se está no catálogo; se é nova, passa pelo Controle com orçamento e centro de custo, e depois por Compras. Compras emite o pedido de compra em PDF, registra o fornecedor e guarda as credenciais. A Tesouraria paga com cartão corporativo ou transferência, anota a periodicidade e recebe o aviso de nota fiscal. Se ninguém responde em 48 horas, o próximo é avisado.
Cada assinatura fica com data de renovação, e 30 dias antes chega o aviso para decidir se continua, reduz a quantidade ou cancela. Quando uma pessoa sai, a licença que ela tinha é cancelada ou reatribuída, em vez de continuar sendo paga. As ferramentas sem conector (Canva, Notion, Adobe e as demais) são registradas à mão com preço, data de renovação e responsável, e entram no controle de licenças junto com o Google Workspace. Se você já tem uma planilha, ela é importada inteira de uma vez. Antes de decidir, você pode estimar quanto está perdendo em licenças com a calculadora.
Não. Um ERP organiza compras de insumos, estoque e contabilidade de empresas grandes. Para software, o que você precisa é de um fluxo com quatro papéis (quem pede, quem aprova, quem compra, quem paga) e de um registro em que cada ferramenta tenha solicitação, pedido de compra, nota fiscal e data de renovação. Isso cabe em uma planilha no início e em um módulo como Compras de software da Mekovault depois.
É o documento em que a empresa diz o que compra, de quem, por quanto e com que periodicidade, antes de pagar. Para software serve porque deixa escrito o centro de custo, a data de renovação e quem autorizou. Quando o lançamento aparece na fatura do cartão, você sabe de onde veio.
Com um prazo e um próximo. A regra prática é 48 horas: se o gestor não responder, a solicitação passa para a próxima pessoa definida (por exemplo, Controle ou o administrador do sistema). Sem essa regra, as solicitações ficam paradas no e-mail e as pessoas acabam pagando com o próprio cartão.
Faça com que nenhum gasto exista sem solicitação. Se cada ferramenta nasce com uma solicitação aprovada, um pedido de compra e uma nota fiscal vinculada, o controle de gastos é olhar essa lista, não reconstruir a fatura. Os lançamentos sem solicitação por trás são os que precisam ser investigados.