Offboarding digital: a lista de contas e acessos que precisam ser fechados quando alguém sai

A lista completa

Marque o que se aplica à sua empresa. “Sozinha” significa que uma ferramenta pode fazer sem que ninguém entre em um console; “guiada” significa que alguém precisa fazer, mas pode receber a tarefa com data e evidência.

No último dia, na hora da saída

1. Bloquear a conta de e-mail (Google Workspace): encerrar sessões, invalidar a senha. Sozinha.
2. Resposta automática e redirecionamento do e-mail para quem o gestor decidir. Sozinha.
3. Revogar os aplicativos autorizados com essa conta (Slack, Canva, Apps Script, o celular). Sozinha.
4. Desativar no Slack, Zoom, Teams e nas demais plataformas com assento. Sozinha onde a plataforma permite; guiada nas outras.
5. Remover de grupos, listas e agendas compartilhadas. Sozinha.
6. Trocar as senhas compartilhadas que a pessoa conhecia (contas genéricas, redes sociais, fornecedores). Guiada.
7. Recuperar ou apagar o equipamento (notebook, celular): encerrar sessões remotamente. Guiada.

Na primeira semana

8. Transferir a propriedade do Drive e os eventos da agenda para a pessoa que o gestor decidir. Sozinha.
9. Delegar a caixa de entrada ao gestor se houver conversas em andamento, em vez de compartilhar a senha. Sozinha.
10. Reatribuir as contas genéricas que a pessoa administrava (vendas@, suporte@) a um novo responsável. Guiada.
11. Reatribuir as assinaturas pagas com o cartão ou no nome dela (domínios, ferramentas, SaaS). Guiada.
12. Liberar ou reatribuir a licença de cada plataforma; no plano anual, anotar para a renovação. Sozinha no Google; guiada nas outras.

Aos 30 dias

13. Excluir ou arquivar a conta de e-mail, com os arquivos já transferidos. Sozinha, com aviso prévio.
14. Confirmar que nenhum assento continua atribuído no Slack, Zoom, Figma, Adobe, Canva. Sozinha onde há leitura; guiada no resto.
15. Verificar que os apps autorizados não voltaram (a pessoa pode vincular de novo com outra conta). Sozinha.

Sempre

16. Deixar evidência: quem pediu, quem aprovou, o que foi feito e quando, em cada item. Sozinha.
17. Avisar quem precisa saber: gestor, Pessoas, administrativo, e a própria pessoa se houver reativação temporária. Sozinha.
18. Revisar a política uma vez por ano: prazos de redirecionamento, arquivamento e exclusão. Guiada.

O que mais se faz errado

• Fechar o e-mail e achar que fechou tudo. As outras plataformas não ficam sabendo.
• Deixar que a decisão sobre os arquivos seja de quem executa, e não do gestor.
• Suspender “por via das dúvidas” e pagar essa licença por seis meses.
• Não revogar os apps que a pessoa autorizou com a conta: eles continuam lendo Drive ou Gmail depois da saída.
• Não ter onde olhar o que foi feito. Quando o auditor ou o diretor pergunta, é preciso reconstruir a partir de e-mails.

Como a Mekovault faz

Dos 18 itens, a Mekovault faz sozinha os que dizem “sozinha” no Google Workspace e nas plataformas conectadas, e transforma os “guiados” em tarefas com responsável, data e evidência. O desligamento é pedido por Pessoas ou chega da folha de pagamento (Gupy, Sólides, Feedz, Senior, TOTVS), é agendado para o último dia e executado sozinho; o gestor decide por e-mail o que acontece com arquivos e e-mail; os apps autorizados são revogados; a exclusão fica agendada para 30 dias com opção de desfazer; e tudo fica na auditoria por 365 dias. Se quiser a lista para imprimir, ela está no fim de as 21 perguntas antes de contratar.